Thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam

Quy trình thành lập Văn phòng đại diện ở Việt Nam

Căn cứ pháp lý:

  1.  Các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
  2. Luật Thương mại 2005;
  3. Nghị định 07/2016/NĐ-CP;
  4. Thông tư 11/2016/TT-BCT;
  5. Các văn bản pháp luật chuyên ngành.

Để thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện ở Việt Nam, nhà đầu tư cần:

STT Nội dung Thời hạn luật định Thời hạn thực tế
1 Đáp ứng các điều kiện thành lập VPDD  0 0
2 Xin GP hoạt động cho VPDD  7 ngày 7 – 14 ngày

 

Thứ nhất, để được thành lập VPDD cần đáp ứng các điều kiện sau:

  1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
  2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
  3. Trong trường hợp Giấy đăng kýkinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
  4. Nội dung hoạt động của Vănphòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Lưu ý:

– VPDD chỉ được thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện; không được thực hiện hoạt động kinh doanh;

– Trụ sở của VPDD không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở;

– Người đứng đầu VPDD của một thương nhân nước ngoài (không được kiêm nhiệm) các chức vụ sau:

  1. Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
  2. Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
  3. Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặcthương nhân nước ngoài khác;
  4. Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lậptheo quy định pháp luật Việt Nam.

 

Thứ hai, thủ tục xin cấp GP thành lập cho VPDD:

Hồ sơ thành lập VPDD gồm:

STT Nội dung Hình thức
1 Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện  03 Bản, dựa theo Mẫu MĐ-1, Thông tư 11/2016/TT-BCT
2 Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện  03 Bản
3 Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài  02 Bản sao
4 Báo cáo tài chính có kiểm toán 2 năm gần nhất   
5 Hoặc
Văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp.
Hoặc
Xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất 
Bản sao
6 Hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện  03 Bản sao
7 Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện. 
Bản sao

Lưu ý:

  1. Đơn đề nghị phải được đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
  2. Các văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp phải được Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang Tiếng Việt;
  3. Các văn bản khác được scan và dịch sang Tiếng Việt.

– Hồ sơ được nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở Công thương nơi dự kiến đặt VP.

– Thời gian giải quyết Hồ sơ luật định là 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.